Отдел формирования и обработки документов

Отдел обеспечивает научно обоснованное и оперативное комплектование фонда Научной библиотеки документами на традиционных и электронных носителях; многоаспектное раскрытие фонда через систему каталогов (традиционных и электронных) в целях информационной поддержки профессорско-преподавательского состава университета, студентов университета по различным проблемам комплектования и формирования библиотечного фонда в соответствии с современными задачами и запросами библиотечных учреждений.

Основные направления деятельности отдела:

• систематическое научно обоснованное и оперативное комплектование фонда библиотеки документами в соответствии с информационными запросами профессорско-преподавательского состава университета и студентов;
• учет документов, поступающих и выбывающих из фонда научной библиотеки; библиотечная обработка документов;
• предоставление полной информации о составе библиотечного фонда через систему каталогов; каталогизация и систематизация документов; организация и ведение электронного каталога и традиционных каталогов отдела;
• использование инновационных библиотечных и компьютерных технологий в области комплектования библиотечного фонда и каталогизации;
• координационное и методическое обеспечение реализации государственной политики в области библиотечного дела в пределах высшего образования;
• изучение, обобщение и внедрение передового опыта, рекомендаций методических центров всех уровней в практику работы Научной библиотеки по вопросам формирования библиотечного фонда и каталогизации;
• оказание методической и практической помощи филиалам библиотек университета по вопросам комплектования и каталогизации.

Функции отдела:

• обеспечение текущего и ретроспективного комплектования библиотечного фонда всех структурных подразделений Научной библиотеки;
• осуществление поиска, определение и использование рациональных источников и способов приобретения документов в фонд Научной библиотеки;
• составление сводных заказов, на основе заявок структурных подразделений университета, по приобретению новой литературы;
• организация подписной кампании на периодические издания, информирование структурных подразделений университета о предлагаемых периодических изданиях, сбор заявок и формирование перечня подписываемых периодических изданий.

С целью учета документов, поступающих и выбывающих из фонда библиотеки, а также их технической обработки, отдел выполняет следующие задачи:

• принимает и регистрирует поступающие в фонд документы;
• ведет суммарный учет документов, поступающих и выбывающих из фонда библиотеки в традиционной книге суммарного учета;
• осуществляет индивидуальный учет (инвентаризацию) поступающих документов, а также учет выбывающих документов;
• исключает экземпляры списанных документов в инвентарных книгах, а также из электронного каталога;
• осуществляет техническую обработку документов в соответствии с технологией библиотеки;
• распределяет новые поступления документов в филиалы Научной библиотеки на основе заказа филиалов Научной библиотеки.

С целью решения задач предоставления полной информации о составе библиотечного фонда через систему каталогов выполняет следующие функции:

• составляет библиографические записи поступающих документов в соответствии с действующими ГОСТами в машиночитаемом формате АБИС «ИРБИС» согласно технологическим инструкциям;
• проводит согласно перспективному плану реклассификацию библиотечного фонда по таблицам ББК и УДК;
• обеспечивает многоаспектный поиск в электронном каталоге по широкому спектру параметров на основе электронной каталогизации;
• индексирует/систематизирует документы по принятым в библиотеке средним таблицам библиотечно-библиографических классификаций ББК и УДК;
• организовывает и ведет систему карточных каталогов отдела; поддерживает их в надлежащем состоянии путем регулярной расстановки карточек, просмотра и редактирования карточных массивов в плановом порядке; оформляет карточки на все виды документов, поступающих в научную библиотеку;
• осуществляет рекаталогизацию документов библиотечного фонда в необходимых случаях в плановом порядке, в соответствии с [ГОСТ 7.76 96];
• организовывает технологический процесс контроля качества каталогизации на выходе документов из отдела.

С целью решения задачи использования инновационных библиотечных и компьютерных технологий выполняет следующие функции:

• оптимизирует технологию производственных процессов отдела на основе использования автоматизированной библиотечно-информационной системы ИРБИС с целью уменьшения периода обработки документов и увеличения объема каталогизируемых документов;
• изучает и осваивает новые версии автоматизированной библиотечно-информационной системы ИРБИС, внедренной в библиотеке;
• участвует в проведении экспериментальных работ по освоению новых технологических процессов и их внедрению.

Для решения задач научно-методического характера по профилю отдела выполняет следующее:

• разрабатывает инструктивно-методические и технологические документы, регламентирующие производственные процессы в отделе;
• изучает опыт работы других библиотек по направлениям деятельности отдела;
• участвует в работе по методическому обеспечению внедрения новых информационных технологий;
• участвует в мероприятиях, проводимых Научной библиотекой с целью повышения профессиональной квалификации сотрудников отдела.